Деятельность любой компании или организации связана с ведением документации, которую нужно где-то хранить. Согласно последним исследованиям, каждый год более половины компаний сталкиваются с потерей важных документов. Причины могут быть самыми разными: от стихийных бедствий до человеческого фактора. Как защитить свой бизнес от подобных рисков? Ответ прост: ответственное хранение документов на складе.
В чем преимущества склада ответственного хранения документов?
Аутсорсинг архивного хранения — это не только вопрос удобства, но и значительная экономия средств для компании. Содержание собственного архива требует существенных инвестиций в аренду помещений, покупку оборудования, заработную плату персонала и т.д. А стоимость хранения на складе вполне доступна даже для компании с небольшим оборотом.
Стоимость услуг склада ответственного хранения рассчитывается по прозрачной схеме. Основные параметры: объем документов, срок хранения, периодичность обращения, необходимость дополнительных услуг.
Что представляет собой склад ответственного хранения?
Склад ответственного хранения — это продуманное пространство, где каждый квадратный метр работает максимально эффективно. Планировка помещений учитывает множество факторов: логистику перемещения, зонирование, специфику хранимых документов.
Стеллажные системы — основа архитектуры склада. Современные решения позволяют компактно разместить десятки тысяч папок на минимальной площади. Металлические конструкции с антикоррозийным покрытием, системы выдвижных направляющих, электронная маркировка выводят хранение на принципиально новый уровень.
Склады оборудованы современными системами вентиляции и кондиционирования воздуха, системами противопожарной безопасности и видеонаблюдения. На складе поддерживается оптимальные для хранения документов условия: температура 18-22°C, влажность 50-55%, отсутствие прямых солнечных лучей.
Процессы приема и выдачи документов
Прием документов на хранение проходит по тщательно выверенному алгоритму. Перед помещением на склад каждая папка проходит первичную экспертизу: проверяется комплектность, целостность, соответствие описи.
Электронная система учета генерирует уникальный идентификационный код для каждой единицы хранения. Этот своеобразный паспорт документа, который позволяет отслеживать его передвижение и историю обращений.
Выдача документов происходит также строго по регламенту. Клиент оформляет официальный запрос. Каждый факт извлечения документа фиксируется с точностью до минуты, записываются данные сотрудника, получившего доступ.
Правила утилизации
Хранение документов не бесконечно, и существуют юридические сроки их актуальности. Склады ответственного хранения предлагают услугу безопасной утилизации с соблюдением полной конфиденциальности, что важно для защиты персональных данных и соблюдения законодательства.
Склады ответственного хранения — это не просто место для папок, а современный интеллектуальный сервис, который делает документооборот компании безопасным, эффективным и максимально удобным.
Авторские права на статью принадлежат интернет-сайту 101da.ru. Копирование материала запрещено!
